Mẫu phiếu chi bản cập nhật mới nhất năm 2021 ? Cách viết phiếu chi hợp pháp ?

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị sự nghiệp hoặc các cơ quan nhà nước thì “Phiếu chi” thường được bộ phận kế toán sử dụng để lãnh đạo, giám đốc, thủ trưởng đơn vị phê duyệt một khoản chi phí nào đó cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của mình. Luật Tuyên Thụy & Cộng Sự phân tích một số khía cạnh, góc độ pháp lý của phiếu chi theo quy định của pháp luật hiện nay:

1. Phiếu chi là gì ? Cho ví dụ về phiếu chi ?

Phiếu chi là một văn bản hành chính do doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, cơ quan nhà nước ban hành nhằm ghi nhận hoặc phê duyệt một khoản chi phí nào đó (chi tiền mặt) phục vụ những hoạt động thường ngày của tổ chức, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phiếu chi là một chứng từ được lập ra nhằm quản lý tài chính, hoạt động chi phí của tổ chức, doanh nghiệp.

1.1 Ví dụ về phiếu chi:

Một nhân viên đi công tác tỉnh Nam Định để thực hiện một dịch vụ cho doanh nghiệp. Nhân viên đó thông thường phải lập hoặc xin được duyệt chi một khoản công tác phí (Tiền ăn, tiền đi lại, tiền thuê nhà nghỉ …) theo định mức tài chính của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán sẽ lập phiếu chi để duyệt một khoản kinh phí tạm ứng cho nhân viên đó. Như vậy, phiếu chi được lập để chi một khoản tiền tạm ứng cho nhân viên đi công tác.

1.2 Mẫu giấy đề nghị chi

Thông thường ở một số doanh nghiệp thì việc đề nghị chi có thể thực hiện bằng miệng (dựa trên kế hoạch công việc) hoặc bằng văn bản. Mẫu giấy đề nghị chi do nhân viên lập để hoạch định các khoản chi phí cần thiết cho công việc của mình. Luật Tuyên Thụy & Cộng Sự giới thiệu một mẫu đề nghị chi:

>> Tải ngay: Mẫu giấy đề nghị chi

>> Xem thêm:  Mẫu đề nghị tạm ứng, thanh toán tiền tạm ứng mới nhất năm 2021

GIẤY ĐỀ NGHỊ CHI

Kính gửi: Ban lãnh đạo Công ty cổ phần ….

Bộ phận Kế toán – Tài chính Công ty cổ phần ….

– Tôi tên là: …………………………………………………………….

– Công tác tại bộ phận: …………………………………………….

– Đề nghị chi số tiền: ……………………………………………….

(Viết bằng chữ:……………………………………………… )

– Lý do chi: …………………………………………………………….

……………………………………………………………………………..

2. Ý nghĩa của phiếu chi là gì ?

Khi lập và lưu phiếu chi có các ý nghĩa sau:

+ Thứ nhất, tạo sự minh bạch về tài chính;

+ Thứ hai, kiếm soát được nguồn tiền (chi phí) của doanh nghiệp;

+ Thứ ba, phiếu chi là một chứng từ để hạch toán những chi phí hợp lý của doanh nghiệp. Dựa trên phiếu chi bộ phận kế toán có thể yêu cầu nhân viên hoặc người thực hiện công việc cung cấp các chứng từ, hóa đơn nhằm kê khai và hạch toán thuế.

Như vậy, có thể thấy rằng mẫu phiếu chi có ý nghĩa quan trọng trong quản lý và vận hành doanh nghiệp hoặc tổ chức. Nó có thể là văn bản, chứng từ quy kết trách nhiệm khi để xảy ra thất thoát về tài chính trong doanh nghiệp. Dựa trên số lượng phiếu chi đã được phát hành có thể tính toán được sổ quỹ tiền mặt để bộ phận tài chính, thủ quỹ, kế toán kiểm soát chéo hoạt động tài chính của nhau qua đó tạo ra sự minh bạch trong “sức khỏe tài chính” của doanh nghiệp.

3. Phiếu chi có được công nhận là một chứng từ kế toán hay không ?

Chứng từ kế toán được hiểu là những giấy tờ, vật mang thông tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

4. Nguyên tắc lập phiếu chi hợp pháp ?

Như đã giải thích ở trên, việc lập phiếu chi phải đảm bảo các nguyên tắc về chứng từ kế toán. Luật Tuyên Thụy & Cộng Sự đưa ra một số nguyên tắc cơ bản sau:

+ Phiếu chi cần phải lập thành văn bản, nên đóng thành quyển và các tờ phiếu chi phải có nội dung giống nhau.

+ Trong mỗi phiếu chi cần phải có: Tên, số hiệu; Ngày lập; Tên tổ chức cơ quan lập; Tên địa chỉ của cá nhân cơ quan nhận (nếu có); Nội dung chi; Số lượng chi và chữ ký của người lập, người duyệt.

+ Đối với các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp thì cần lập phiếu chi theo mẫu chung của ngành tức là phải rà soát và làm theo hướng dẫn của ngành (Hướng dẫn của các cơ quan trung ương – Cấp trên trực tiếp).

Như vậy, phiếu chi có những nguyên tắc pháp lý riêng. Đối với nhân viên hoặc bộ phận kế toán khi lập phiếu chi phải đặc biệt lưu ý các vấn đề trên.

5. Những lưu ý khi lập phiếu chi đảm bảo nghiệp vụ kế toán ?

Như đã phân tích ở trên, mẫu phiếu chi cần có đầy đủ các nội dung quy định tại thông tư 200/2014/TT-BTC. Việc không đảm bảo các nội dung theo phiếu chi này khi kiểm toán tài chính các khoản chi có thể bị loại bỏ nên kế toán doanh nghiệp, bộ phận tài chính của các cơ quan nhà nước phải đặc biệt lưu tâm đến vấn đề này. Đôi khi việc lập phiếu chi không đúng, không đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật do yếu về nghiệp vụ sẽ gây ra những hậu quả pháp lý nặng nề. Chúng tôi xin trích dẫn một số nội dung quan trọng của thông tư này liên quan đến phiếu chi như sau:

+ Khoản 3, điều 11, nguyên tắc kế toán tiền thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:

3. Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.

+ Điểm c, khoản 1 (nguyên tắc kế toán), điều 12, thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:

“c) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm”.

+ Điểm d, khoản 3, điều 22 về Tài khoản 141 – Tạm ứng của thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:

>> Xem thêm:  Tư vấn hóa đơn giá trị gia tăng?

d) Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:

Nợ các TK 152, 153,156, 241, 621, 622, 627,…

Có TK 111 – Tiền mặt.

6. Phiếu chi không đóng dấu có hợp lệ không ?

Một vấn đề nghiệp vụ được nhiều người quan tâm là khi lập phiếu chi mà quên không đóng dấu thì phiếu chi đó có hợp lệ hay không ? Cách xử lý trường hợp không đóng dấu phiếu chi như thế nào ? Dưới góc nhìn pháp lý vấn đề này như sau:

Về căn cứ pháp lý: Chúng ta không tìm thấy một văn bản bản nào có điều luật quy định không đóng dấu thì không có giá trị pháp lý. Nêu việc khẳng định không đóng dấu vào phiếu thu dẫn đến phiếu thu không có giá trị là không có cơ sở pháp lý.

Dưới góc độ nghiệp vụ kế toán: Phiếu chi cần phải có chữ ký của người lập phiếu, người nhận tiền, kế toán, thủ quỹ, thủ trưởng và đóng dấu tròn vào chữ ký của thủ trưởng cơ quan/Giám đốc công ty, đóng dấu treo vào các liên. Có thể thấy rằng, mục đích của việc đóng dấu để khẳng định tài liệu chính thống, hợp pháp do doanh nghiệp phát hành. Đóng dấu là một “văn hóa” quản trị của Việt Nam nói chung. Tuy nhiên, Theo quy định của luật doanh nghiệp năm 2020 mới nhất hiện nay, thì con dấu là do doanh nghiệp phát hành hoặc không nên việc đóng dấu nên thực hiện nếu doanh nghiệp có phát hành con dấu.

>> Quan điểm pháp lý cổ truyền: Phải đóng, nên đóng, đóng để tránh rủi ro.

>> Quan điểm pháp lý hiện đại: Nên đóng, quyền đóng cũng không sao nếu có chữ ký hợp pháp đầy đủ theo quy định của luật kế toán.

Vấn đề này, theo góc nhìn của Luật Tuyên Thụy & Cộng Sự thì không có đúng có sai mà chỉ là nên làm thế nào cho hợp lý, dễ quản lý mà thôi.

7. Nên in phiếu chi có mấy liên ?

Việc in số lượng liên thường do mục đích quản lý của doanh nghiệp, thông thường phiếu chi có 3 liên:

+ Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu;

+ Liên 2: Thủ quỹ lưu dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán kèm theo chứng từ gốc để vào sổ kế toán;

+ Liên 3: Giao cho người nhận tiền.

Những lưu lý khi ghi phiếu chi:

+ Nếu là chi ngoại tệ phải chi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền VNĐ theo tỷ giá quy đổi;

+ Liên phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp nên đóng dấu (nếu doanh nghiệp có con dấu);

+ Chữ ký trên chứng từ kế toán chi tiền phải ký từng liên (Có nghĩa là ký chữ tươi từng liên – Không nên dùng giấy than) theo quy định tại điều 19, luật kế toán năm 2015 “chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền duyệt chi, kế toán trưởng hoặc người có ủy quyền ký trước khi thực hiện.

+ Phiếu chi có 3 liên: Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào Phiếu chi. Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.

8. Cách lập phiếu chi như thế nào ?

+ Mục đơn vị: Ở phía góc trái phia trên của phiếu chi ghi tên đơn vị xuất quỹ tiền mặt (Ghi tên đầy đủ theo giấy phép kinh doanh hoặc quyết định thành lập mới nhất của doanh nghiệp, tổ chức).

+ Mục địa chỉ: Ghi địa chỉ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp xuất quỹ tiền mặt. Hoặc địa chỉ đang hoạt động của tổ chức, đơn vị, cơ quan nhà nước.

+ Ngày … tháng …. năm trên phiếu chi nghi thời gian lập phiếu chi. (lưu ý: Thời gian lập phiếu chi phải có trước thời gian thực hiện công việc và các chứng từ kế toán gốc của quá trình thực hiện).

+ Mục quyền số: ghi tay thông tin về số quyển (Thông thường sẽ ghi lại số quyển phiếu chi phát hành theo năm tải chính từ 1 đến hết)

+ Mục số: Ghi số thức tự của phiếu chi từ 1 đến hết.

+ Mục nợ/Có: ghi số hiệu tài khoản đối ứng của nghiệp vụ (Ví dụ: 111, 112…)

+ Mục họ và tên người nhận tiền: ghi tên của người nhận tiền (lưu ý: Tên người nhận tiền phải giống tên trên chứng từ thanh toán).

+ Mục địa chỉ: Nếu là người của đơn vị thì ghi thông tin về phòng ban, nếu đơn vị khác thì viết tên của đơn vị đó.

+ Mục lý do chi: ghi rõ nội dung chi tiền (ví dụ: Chi tiền công tác phí tại tỉnh Nam Định)

+ Mục số tiền: ghi bằng số và bằng chữ của số tiền thực xuất quỹ tiền mặt và ghi rõ đơn vị tính hoặc đơn vị quy đổi ngoại tệ.(Tốt nhất nên chi tiền VNĐ).

+ Dòng cuối cùng ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu chi và ghi thời gian thực xuất quỹ.

– Phiếu chi được lập thành 3 liên và phải có đủ chữ ký (ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc và thủ quỹ mới được xuất quỹ.

– Người nhận tiền ghi số tiền đã nhận bằng chữ.

9. Một số mẫu phiếu chi phổ biến nhất hiện nay: